Blog - Bento Marek Naumiuk - Doskonalenie Organizacji

Przejdź do treści

Menu główne:

FIKA w zarządzaniu zmianą

Bento Marek Naumiuk - Doskonalenie Organizacji
Opublikowany przez w zarządzanie zmianą ·
Tags: leancoffeezarządzaniezmianąleanchangefika

Zapewne nie wszyscy wiedzą co znaczy FIKA.  Mimo, że może brzmieć to jak akronim to nim nie jest.
FIKA w Szwecji oznacza przerwę na kawę. Jest to zarówno  rzeczownik jak i czasownik. Nie chodzi o to by zaparzyć sobie filiżankę  kawy i wypić ją w samotności przy biurku podczas pracy.  Chodzi o to, by  tą filiżankę kawy razem z ciastkiem (najbardziej popularne jest chyba  cynamonowe) lub z kanapką skonsumować razem z innymi współpracownikami   robiąc przerwę od tego nad czym aktualnie się pracuje. Wówczas można się  nieco odstresować, poszukać pomocy czy rady lub po prostu podtrzymać  więzi towarzyskie. Co to ma wspólnego z zarządzaniem zmianą? Za chwilę  wyjaśnię.

O pożytkach płynących z FIKA-nia

Szwedzi traktują przerwy na kawę bardzo poważnie.  Wyliczono, że w  2013 roku przeciętny Szwed spędzał 9,5 dnia każdego roku na spotkaniach  ze współpracownikami przy kawie.

Elevenses to odpowiednik szwedzkiej FIKA w Wielkiej  Brytanii.  Naturalnie nie ogranicza się do jednej przerwy w okolicach  godziny 11, ale też zdarza się w innych godzinach. Traktuje się to jako  integralną część dnia roboczego a w niektórych firmach specjalnie tworzy  się miejsca, aby pracownicy mogli się spotkać „twarzą w twarz”, a nie  tylko za pośrednictwem poczty e-mail.

Japończycy  zdecydowanie wybierają zieloną herbatę. Jest on  powszechnie dostępna dla pracowników podczas przerw oraz przygotowana  dla specjalnych gości. Wiele ważnych rozmów odbywa się przy herbacie.  Jeśli chce się być na bieżąco i pokazać swoją proaktywną postawę to  warto uczestniczyć w spotkaniach.

Po II wojnie światowej w amerykańskich biurach pojawiły się automaty  do kawy.  Dzięki nim można było szybko kupić sobie kubek kawy i wrócić  do biurka. Mimo, że spotkań ani przerw żadne prawo nie zabrania, to  jednak kultura pracy, jej szybkie tempo, powodują, że liczba spotkań  współpracowników przy kawie jest niewielka.

Co mówią badacze o przerwach typu FIKA?

Okazuje się, że jest sporo badań i opracowań  potwierdzających, ze  regularne spotkania przy kawie wzmacniają kulturę pracy i zwiększają  efektywność.
  • Badania opublikowane w magazynie Cognition w 2011 potwierdziły, że krótkie przerwy istotnie zwiększały poziom koncentracji pracowników.
  • Symbolic Reaction opisał efekt przerw kawowych w postaci zmniejszonego poziomu stresu wśród duńskich pracowników podczas łączenia firm.
  • Pracownicy call-center w Bank of America, którzy więcej rozmawiali  ze swoimi kolegami i koleżankami byli bardziej produktywni i czuli się  mniej zestresowani.
  • The Energy Project stwierdził, ze bez przerw pracownicy są mniej efektywni, popełniają więcej pomyłek oraz są mniej zaangażowani w swoją pracę.

A jak taka „FIKA” może być przydatna w zarządzaniu zmianą?

Lean Coffee – FIKA w zarządzaniu zmianą

Jason Little, autor książki Lean Change Management,  proponuje narzędzie jakim jest Lean Coffee. Jest to spotkanie przy  kawie (może być herbata), raczej mniej formalne, które promuje i  zwiększa komunikację podczas pierwszych etapów zmian, kiedy poziom  niepewności, złości i frustracji jest wysoki.
Typowa struktura Lean Coffee wygląda następująco:
  1. Nie ma formalnego zaproszenia. Jest kartka na ścianie. Po prostu: „weź swój kubek z kawę i przyjdź do X o godzinie Y”.
  2. Facylitator tworzy tablicę Kanban z trzema kolumnami: do dyskusji  (to discuss) , dysktowane (discussing), „przegadane” (discussed).
  3. Facylitator przedstawia temat. Uczestnicy spotkania zapisują swoje pomysły na karteczkach samoprzylepnych.
  4. Wszystkie karteczki są przyklejane na ścianie i łączone w podobne grupy.
  5. Każda grupa jest głośno odczytywana i, jeśli to konieczne, autor może wytłumaczyć co miał na myśli.
  6. Następnie, by ustalić kolejność omawiania poszczególnych kwestii,  należy przeprowadzić głosowanie. Każdy uczestnik spotkania otrzymuje dwa  głosy. Karteczka, która otrzymała największą ilość głosów jest omawiana  jako pierwsza i trafia do kolumny „dyskutowane”. Pozostałe są  umieszczane w kolumnie „do dyskusji” zgodnie z liczbą otrzymanych  głosów.
  7. Każda kwestia jest omawiana przez kilka minut. Po czym można  przeprowadzić kolejne głosowanie odnośnie tego, czy dalej wyjaśniać daną  kwestię czy przejść do następnej.

Tak więc Lean Coffee daje możliwość prowadzenia otwartej i szczerej  dyskusji na tematy ważne pomiędzy pracownikami w zupełnie nieformalny  sposób. Takie spotkanie jest jednym z narzędzi Wglądu w organizację i  pozyskania informacji zwrotnych od pracowników.

I to wszystko dzięki FIKA!




Szklana kula i czarny kot

Bento Marek Naumiuk - Doskonalenie Organizacji
Opublikowany przez w zarządzanie zmianą ·
Tags: zmianaleanchangeplanowanie

Strażacy czy podpalacze (zaangażowania)?

Bento Marek Naumiuk - Doskonalenie Organizacji
Opublikowany przez w zarządzanie zmianą ·
Tags: zarzadzaniezmianąOBZZchangemanagement
o zaangażowaniu ludzi w zmienę, roli informacji zwrotnej
© Bento Marek Naumiuk 2010-2017
Wróć do spisu treści | Wróć do menu głównego